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Bien préparer sa prochaine réunion

Bien préparer sa prochaine réunion

17 novembre 2019

Si de nouveaux projets fleurissent au sein de votre organisation, de nouveaux employés ont rejoint votre équipe ou si vous souhaitez simplement récompenser vos collaborateurs qui ont travaillé fort, il est temps de mettre en place un événement corporatif adapté à vos objectifs.

L'Organisateur rappelle les différents types d'activités corporatives et souligne les points essentiels de chacune d'elles, à ne pas négliger.

Voici ce que vous devez savoir pour assurer le succès de votre prochaine réunion : 

La réunion est un excellent outil de travail, permettant l'échange entre les collaborateurs afin d'atteindre les objectifs fixés et prendre des décisions. Mais la réunion ne s'improvise pas et doit être préparée en amont de façon rigoureuse. Nous vous partageons quelques conseils qui vous guideront dans l'organisation d'une réunion de travail efficace.

1 – Préparez-vous comme il se doit

Le succès d'une réunion tient en partie à sa préparation. Quelque soit l'objectif de la rencontre, il est important que tout soit prêt le moment venu afin de maximiser la productivité individuelle et collective. Suivez les points suivants pour ne rien oublier!

* Définir les objectifs précis de la réunion et son format (réunion d'information, d'échange, de prise de décision)

* Déclinez-en un ordre du jour (ODJ) clair et précis et définissez le thème de la réunion

* Invitez les participants en leur partageant l'ODJ, la date et l'heure ainsi que le lieu

* Rappelez les objectifs de la réunion en début de rencontre

* Déterminez avec précision le plan et les points à aborder pour atteindre l'objectif.

* Établissez, enfin, un plan d'action à l'issue de votre réunion.

Le saviez-vous ?

Plus les réunions sont courtes et rares (une par semaine de 28 minutes, précisément), plus elles seraient efficaces et productives. Notre attention décline en effet après 45 minutes.

2 – Animez la rencontre avec efficacité

Rappelez le contexte de la rencontre, remerciez les participants pour leur présence et annoncez l'ordre du jour ainsi que les objectifs escomptés de la réunion. Il est indispensable d'animer la réunion tout en écoutant les participant. Pour éviter que vos collaborateurs tombent dans les brase de Morphée ou se sentent inutiles, invitez-les à prendre la parole en faisant un tour de table par exemple. L'animateur peut également proposer régulièrement des synthèses intermédiaires et recentrer la discussion en cas de digression, contribuant ainsi à faciliter les interactions et à équilibrer les temps de parole.

Idée : Proposez à vos collaborateurs de laisser la technologie dans un panier à l'entrée et de ne se concentrer que sur les échanges et la prise de notes manuscrite.

3 – Sachez conclure pour passer à l'action !

Une bonne réunion est une réunion qui ne s'éternise pas et qui se termine à l'heure prévue. Concluez par une synthèse de ce qui a été dit ainsi qu'un rappel des décisions prises. Cette étape est importante, car elle permet de verrouiller le travail effectué afin de passer à l'action. La personne en charge fera rapidement parvenir à chacun des participants un compte-rendu précis et concis avec les différents éléments suivants : rappel du/des sujet(s) et objectif(s), des participants, des décisions prises, des échéances et des points à aborder à la prochaine réunion.

En savoir plus

Texte tiré du Guide de l'Organisateur.com


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