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Mon métier ? Concepteur d'événements en tourisme d'affaires

Mon métier ? Concepteur d'événements en tourisme d'affaires

19 septembre 2019

Ce billet est le sixième d'une série proposée par l'Association des professionnels de congrès du Québec (APCQ). Cette association touristique sectorielle participe à la croissance du tourisme d'affaires au Québec en favorisant les alliances entre les intervenants du milieu, en développant la connaissance stratégique et en générant des occasions d'affaires pour l'industrie du tourisme.

Il existe une multitude de métiers et professions qui contribuent à faire rayonner le tourisme au Québec et qui favorisent le développement économique d'une région. On retrouve parmi ceux-ci les différents acteurs de l'événementiel en tourisme d'affaires qui veillent à la réalisation et au bon déroulement d'événements corporatifs, de réunions et de congrès dont les responsables des ventes, les coordonnateurs de projets et l'équipe banquets. Trois départements distincts sont présents dans la plupart des établissements accueillant des événements d'envergure, comme les centres de congrès et hôtels de grande taille. Ils sont trois, complémentaires et essentiels dans l'écosystème du tourisme d'affaires puisqu'ils sont au premier plan d'un élément-clé de l'industrie : la tenue d'événements corporatifs.

Photo : Une centaine de planificateurs d'événement d'affaires s'étaient réunis à l'Hôtel Le Concorde dans le cadre de la Journée Affaires APCQ de Québec.

De la soumission à la mise en oeuvre d'un événement : un vrai travail d'équipe

Lorsqu'un planificateur se voit confier la tâche d'organiser un événement pour son association, son entreprise ou son organisation, il entrera en contact avec plusieurs intervenants. De la soumission de projet à l'événement, il existe de nombreuses étapes qui impliquent la contribution de plusieurs acteurs différents. Comment se déroulent les diverses étapes et comment ces trois départements fonctionnent-ils? Voyons-y de plus près.
 
Julie Beaulieu, directrice des ventes à l'Hôtel Le Concorde de Québec, a eu la piqûre pour les ventes et l'événementiel lorsqu'elle a été promue à son poste il y a deux ans. Après 11 ans à évoluer dans cet établissement mythique de la Capitale nationale, « elle a trouvé sa voie », confie-t-elle.
 
« Sincèrement, ce fut une révélation pour moi lorsque j'ai migré vers le département des ventes. Mon métier implique de découvrir de nouvelles tendances en événementiel, de rencontrer des gens, faire du réseautage.» Selon elle, pour réussir dans son métier, « il faut aussi que ce soit naturel d'assister le client. Si tu n'as pas à coeur le bien-être et la satisfaction de tes clients, ça ne peut pas fonctionner. »
 
Bien sûr, pour réussir dans un métier lié à la vente et l'événementiel, il faut être déterminé, fonceur, carburer aux défis et surtout, aimer les gens et l'interaction sociale. Le rôle du directeur des ventes est de mener son équipe vers le succès et de s'assurer que chaque client potentiel soit bien servi et reçoive toute l'attention et l'information nécessaire à sa prise de décision.
 
 « Le rôle du département des ventes d'un établissement est de s'assurer que celui-ci soit plein et qu'il y ait le plus d'événements possible. Il faut donc faire connaitre l'hôtel et notre offre de services, et pour ce, il est important de faire du réseautage et du développement d'affaires. Une fois le contrat signé, l'événement et ses détails seront finalisés par la coordonnatrice, qui veillera à la logistique et au bon déroulement, Et finalement, le département banquets veillera à l'aspect nourriture et boisson. Mais, en événementiel, tout le monde a besoin de l'autre et tous sont complémentaires. C'est un travail d'équipe, conclut Mme Beaulieu. »
 
Jessica Fradette occupe quant à elle le poste de coordonnatrice aux événements chez Restos Plaisirs, qui est le traiteur exclusif de l'hôtel Le Concorde. Elle travaille donc de concert avec le département des ventes de l'hôtel, mené par Mme Julie Beaulieu, et celui des banquets, géré par Mme Ève Dickson. Jessica veille, quant à elle, au bon déroulement de tous les événements corporatifs qui s'y tiennent.
 
« Mon poste relève du département des ventes, mais je travaille aussi en étroite collaboration avec le département des banquets, explique Mme Fradette. En fait, je suis entre les deux si l'on veut ! Lorsque le contrat est signé avec le client, il atterrit sur mon bureau et c'est moi qui veille à la suite des événements. Avec le client, on regarde : menu, logistique, besoins, demandes spéciales, etc., et je l'accompagne jusqu'au premier jour de l'événement. Ensuite, c'est le département banquet qui prend le relais au Jour J. »

De gauche à droite : Ève Dickson, Julie Beaulieu et Jessica Fradette de l'Hôtel Le Concorde Québec.

Pour occuper ce poste, il faut une patience et une écoute irréprochables et surtout, avoir à coeur le service à la clientèle. « Les clients doivent sentir qu'ils sont entre bonnes mains, ils doivent se sentir en confiance. Il faut être responsable et à ses affaires. Mon travail est vraiment du cas par cas : chaque client, chaque événement est différent, mais je dois traiter le groupe de 40 de la même façon que je le ferais avec celui de 400. »
 
Au bout du spectre de la tenue d'événements corporatifs, on retrouve le département banquets qui veille à l'aspect nourriture et boisson et qui fait le pont entre la salle à manger et la cuisine. À l'hôtel Le Concorde, ce département est mené par Ève Dickson, qui a longtemps travaillé en restauration, avant de prendre les rênes du département banquets il y a deux ans. « En hôtellerie, il y a l'aspect événementiel peu ou pas présent dans un restaurant. Aussi, la clientèle est différente, en hôtellerie, nos clients ne sont pas des "individuels" mais bien des groupes, donc l'aspect service est beaucoup moins personnalisé. Cependant, il n'est pas rare de les voir trois fois par jour pendant plusieurs jours, contrairement au restaurant où le client ne restera sur place que quelques heures. C'est une autre dynamique et donc, une autre approche. »
 

Photo : Le département des banquets veille à ce tout soit impeccable pour l'arrivée des convives

Selon Mme Dickson, pour réussir dans son métier, il faut « être passionné de service et de restauration parce que, au département banquets, nous travaillons en étroite collaboration avec la cuisine, et je suis toujours sur le plancher avec les serveurs. Si je n'avais jamais travaillé en restauration, je ne comprendrais pas comment cela fonctionne. Ça prend aussi une base en service aux tables. »

La clé du succès : La communication

Chaque semaine, l'équipe du Concorde organise une réunion de coordination avec tous les départements impliqués dans l'organisation d'un événement : les ventes, l'équipe de coordonnateurs, les cuisiniers, le personnel des services audiovisuels et l'équipe banquets. « C'est à ce moment-là que l'information est partagée et que l'on pose nos questions pour bien comprendre l'événement et voir comment chacun peut contribuer à l'optimiser, explique Ève Dickson. Chaque étape du processus est importante, le responsable des ventes a parlé au client au préalable et il connait ses attentes, les coordonnateurs ont élaboré un plan de match pour la tenue de l'événement et l'équipe banquets s'assure que la cuisine est au courant des allergies, des demandes spéciales, etc. et qu'au moment du service, tout sorte bien et au bon moment. »
 
À la question : Faut-il aimer le produit que l'on vend pour bien le vendre ? la directrice aux ventes, Julie Beaulieu, est nuancée. « N'importe quel produit peut être vendu par un bon vendeur, mais le fait de croire en son produit fait toute la différence. Il faut être fier de ce que l'on fait. »
 
*** 

Les mots pour le dire

 
Si vous êtes curieux d'en savoir plus sur le tourisme d'affaires, consultez le Vocabulaire élaboré par l'Association des professionnels de congrès du Québec (APCQ) en vue d'uniformiser les termes à privilégier, de les diffuser auprès de son réseau d'organismes et d'intervenants qualifiés et de contribuer ainsi à uniformiser la terminologie fondamentale de cette sphère d'activité. Le vocabulaire disponible sur congres.com contribue à différencier le tourisme d'affaires de celui d'agrément.

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Renseignements
Ginette Bardou
Directrice générale
APCQ
Téléphone : 1 888 969-1307
info@congres.com


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