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Organiser un événement avec un bureau de congrès : 3 grands avantages

16 avril 2018

Un article de Susan Prophet écrit pour le blog de Québec Destination Affaires le 6 février 2018.

Si vous préparez un congrès ou une rencontre dans une ville hôte que vous ne connaissez pas, il se peut que vous ne sachiez trop par où commencer. Gardez en tête que les bureaux de tourisme d'affaires pourraient être de précieux partenaires à découvrir, car ils peuvent vraiment jouer un rôle important dans la mise sur pied de votre événement.

Il y a plusieurs avantages pour les organisateurs d'événements à collaborer avec un bureau de tourisme d'affaires. Voici, selon moi, les trois principaux.

Expertise locale

Les organisateurs devraient avoir les bureaux de tourisme d'affaires dans leur liste de contacts dès qu'ils commencent à explorer des destinations potentielles ou dès que leur site a été choisi. Ces bureaux peuvent fournir une information objective et très utile sur la ville hôte, ce qui peut grandement aider les organisateurs à préparer leur candidature.

C'est une excellente façon pour une organisation de savoir exactement à quoi elle peut s'attendre en choisissant une destination plutôt qu'une autre. Les bureaux de tourisme d'affaires et leurs équipes sont aussi là pour intégrer aux événements la saveur et les produits locaux. Ils peuvent même suggérer des conférenciers locaux qui pourraient avoir un fort impact.

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Organiser un événement avec un bureau de congrès : 3 grands avantages
 

Il va sans dire que, pour des fins de voyage et de tourisme, les bureaux de tourisme d'affaires connaissent leur ville sur le bout de leurs doigts. Mais leurs connaissances vont bien au-delà de la simple promotion d'une destination en particulier.

Un bureau de tourisme d'affaires peut, par exemple, facilement aider un organisateur qui n'a jamais mis les pieds dans une ville – particulièrement s'il vient d'une autre région ou d'un autre pays. Le bureau est une source inépuisable de références en termes de sites, d'hébergement, d'activités hors site et de services de restauration ou d'audiovisuels. Il rend la vie des organisateurs plus facile en les guidant vers les bons partenaires. Tous ces services font gagner beaucoup de temps aux organisateurs qui composent déjà tous avec des agendas très remplis.

Par ailleurs, les bureaux de tourisme d'affaires peuvent aller jusqu'à s'occuper du processus de candidature, des voyages de familiarisation, des visites de sites et plus encore. Ils s'affairent à fournir aux organisateurs d'événements tout ce dont ils ont besoin en plus de tous les détails au sujet de ce qu'une ville a à offrir.

Services de marketing et outils promotionnels

Passés maîtres dans l'art de soutenir les organisateurs d'événements, les bureaux de tourisme d'affaires peuvent les aider à bien vendre leur destination tant aux participants qu'aux exposants. Une fois leur candidature sélectionnée pour une destination donnée, les bureaux commencent à travailler avec les organisateurs afin de déterminer la meilleure façon de promouvoir l'événement auprès de leur clientèle cible. Ils fournissent même du matériel et des outils promotionnels pré-événements pour stimuler la participation.

Très souvent, les bureaux de tourisme d'affaires offrent du matériel et des services de marketing qui serviront à compléter la stratégie de marketing des organisateurs responsables d'un congrès ou d'une rencontre. Comme les bureaux connaissent très bien leur ville hôte, ils savent exactement ce qu'aiment les voyageurs qui la visitent.

Prenez la ville de Québec, par exemple. Nous mettons principalement l'accent sur les aspects historiques et culturels de la région, et sur son charme romantique. Les participants sont tout de suite fascinés et très impatients de venir visiter le berceau de l'Amérique française.

Je suis encore surprise de constater que plusieurs organisateurs font tout le travail tout seul. La priorité d'un bureau de tourisme d'affaires est d'aider les organisateurs d'événements à gagner du temps, en les mettant en contact avec les bonnes personnes et en facilitant leur planification. Les bureaux veulent vraiment voir les organisateurs réussir. Et la bonne nouvelle est que la plupart de nos services sont gratuits!

Difficile de demander mieux!

Pour en savoir plus, consultez le blog de Québec Destination Affaires.

Photo : Québec Destination Affaires


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