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Pourquoi faire affaire avec un office de tourisme ou un bureau de congrès ?

Pourquoi faire affaire avec un office de tourisme ou un bureau de congrès ?

11 novembre 2019
L'Association des professionnels de congrès du Québec est un réseau d'organismes et d'intervenants qualifiés connaissant parfaitement le marché des congrès et des événements d'affaires, les infrastructures hôtelières et les attraits touristiques de leur territoire respectif. Ces professionnels en tourisme d'affaires sont les premiers conseillers auprès desquels trouver gratuitement du soutien pour l'organisation d'événements.
 
Parmi ceux-ci nous retrouvons les offices de tourisme qui sont, par définition, les spécialistes de leur destination. Leur rôle implique de connaître les plus récentes nouveautés de leur région, possibilités d'activités, capacité de chaque salle de réunion, hôtel, etc. Sachant cela, on pourrait croire que le réflexe naturel pour qui voit à la planification d'événements d'affaires serait de contacter l'office de tourisme de la région qui l'intéresse afin d'en savoir plus. Après tout, il s'agit d'un service gratuit, d'un « one stop shop » qui permet d'obtenir toute l'information nécessaire sur la région. Bref, ces organisations qu'on appelle aussi bureau de tourisme ont l'expertise nécessaire, non ?  Malheureusement, ce n'est pas toujours le premier réflexe.

« Ça me surprend qu'il y ait encore des réticences à travailler avec un office de tourisme, confiait il y a quelques temps Marina Pellerin, alors déléguée commerciale pour Tourisme Rimouski. En fait, dès qu'un événement est trop gros pour un seul site, les gens n'hésitent pas à faire appel à nous pour obtenir du support. Dans une région comme Rimouski, lorsqu'il y a de gros événements, c'est tout le parc hôtelier et les partenaires qui sont mis à contribution.»

Mme Pellerin se souvient d'un événement à grand déploiement qui s'est déroulé dans sa région il y a quelques années. « Les clients étaient sceptiques quant au taux de participation au départ, ils n'étaient jamais allés plus loin que Québec pour leur congrès annuel. Mais, après l'événement, ils ont constaté la différence entre un congrès où les invités sont "laissés à eux-mêmes" (souvent en ville) et un autre où l'office de tourisme est mis à contribution (souvent en région). On peut en faire tellement plus pour le client ; on connait notre région par coeur, on sait qui appeler, quoi faire et comment le faire. C'est bénéfique pour tous de travailler ensemble et nous, tout ce que l'on veut, c'est que les gens aient du bon temps dans notre région. »

Marina Pellerin, déléguée commerciale pour Tourisme Rimouski

Hésitant ou mal renseigné?

Mais, si l'office de tourisme est le spécialiste de sa région et que son objectif ultime est d'accueillir et de bien servir le client, pourquoi est-ce que ce n'est pas toujours un réflexe naturel de faire affaire avec lui ?  À ce propos, nous avons discuté avec Annie Léveillée de Tourisme Outaouais« Souvent, les clients ne sont pas conscients de tout ce que l'on peut faire pour eux. C'est une économie de temps importante pour l'organisateur d'événements de faire affaire avec le délégué d'un bureau de tourisme, il n'a pas à solliciter tous les hôtels afin de rassembler 10 soumissions, le délégué fait tout le travail pour lui. » Elle conclut sur une hypothèse: « Les organisations croient peut-être garder un certain contrôle sur leur événement en faisant affaires directement avec les hôtels et ainsi avoir un pouvoir de négociation plus serré, mais ce n'est pas le cas.  Mon rôle est de m'assurer que l'événement se déroule dans ma région et je veux vraiment que cela fonctionne. Je connais chacun des hôteliers, le nombre de salles, la capacité, l'échelle de prix et je connais aussi très bien les besoins de mes clients. Je suis en mesure de leur proposer les meilleures options et ce qu'il y a de mieux pour leur événement.»
 
 
 Annie Léveillée, déléguée commerciale pour Tourisme Outaouais.

Mme Annick Gariépy, qui organise chaque année une dizaine d'événements pour le compte des associations d'avocats membres du Barreau du Québec, peut comprendre que certains organisateurs d'événements ne contactent pas d'emblée l'office de tourisme de la région où se tiendra leur événement. 

Annick Gariépy, qui a, pour sa part, tenu son dernier congrès au Hilton Lac Leamy à Gatineau garde également un agréable souvenir de sa collaboration avec Tourisme Outaouais.

« Parfois, le choix du lieu dans une région donnée est tellement évident que je peux comprendre que certains organisateurs n'y voient pas la valeur ajoutée. Cependant, si je prends l'exemple de mon dernier événement d'envergure, plusieurs lieux convenaient à la tenue de notre congrès et Tourisme Outaouais nous a aidés et nous a enlignés dans le choix des hôtels et des salles. Je crois que c'est un gros plus d'avoir du feedback de l'office de tourisme lorsqu'il y a beaucoup de bonnes options, ils sont les mieux placés pour nous fournir de l'information pertinente et nous aider à faire un choix éclairé. » 

« Cela a effectivement été très utile de faire affaire avec Tourisme Outaouais lors de notre dernier événement, puisque l'on a été en mesure de recevoir plusieurs soumissions et aussi, de connaitre l'offre globale de la région. Il est certain que, ce qui nous motive en tant que planificateur lorsque vient le temps d'organiser un événement, c'est d'avoir toute l'information rapidement et, ultimement, de gagner du temps. Les offices de tourisme devancent mes besoins et facilitent mon travail. Ils me donnent également un aperçu de ce qui se passe dans leur région et ils sont au courant des nouveautés et, bien sûr, ça m'évite de contacter tous les hôtels et établissements moi-même. »

Annick Gariépy, responsable de la qualité de la profession au Barreau du Québec
 
De son côté, Mme Corinne Thomas, qui veille à l'organisation du congrès annuel de l'Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec, avoue que, de prime abord, Rimouski n'était pas une destination visée pour la tenue de leur congrès. Or, sa présence à une activité conjointe des intervenants du Centre de congrès de Rimouski et de Tourisme Rimouski pour présenter la région et ses spécificités a suscité un vif intérêt entrainant des démarches ultérieures pour valider la faisabilité du projet.
 
« On hésitait beaucoup au départ, parce que la destination était éloignée par rapport à nos habitudes, confie-t-elle. Mais, j'ai été séduite par la chimie et le travail d'équipe entre le centre des congrès et Tourisme Rimouski.  La décision a donc été prise d'aller visiter les installations. Encore une fois, tous les intervenants étaient présents et non seulement nous avons visité les lieux, mais déjà Tourisme Rimouski nous proposait des scénarios d'activités et de visites dans la région pour notre congrès. La visite fut également l'occasion de constater la qualité du service à la clientèle et la proactivité de l'équipe, ce qui nous a éventuellement convaincus de faire le saut.»
 
 
Corinne Thomas, Chargée d'affaires professionnelles pour
l'Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec
 
Mme Thomas, comme de nombreux autres organisateurs d'événements, doit faire approuver les lieux et les décisions avant de procéder aux réservations. « J'ai dû vendre à l'administration de l'Ordre l'idée d'organiser notre congrès 2018 à Rimouski.  Le fait d'avoir visité les installations et rencontré les personnes clés de la région m'aura permis de prendre conscience des avantages de la destination, d'avoir une vision d'ensemble du produit et ultimement, de prendre une décision éclairée. Pour moi, le contact facile avec les intervenants, l'assurance de la qualité des services qui passe par un travail d'équipe des intervenants d'une région sont des facteurs déterminants dans le choix d'une destination. Si l'office de tourisme est impliqué, tu sens, en tant que planificateur, que ça va faciliter ton travail, parce qu'ils vont au-delà de tes besoins et te proposent des idées. »

En conclusion, Marina Pellerin affirme : « Les offices de tourisme mettent à jour constamment leurs répertoires et sont au courant des nouveautés ... c'est le client qui est gagnant à la fin. Je suis d'avis qu'en tourisme d'affaires, c'est le client qui est le plus important, et qu'il faut mettre ses appréhensions de côté et travailler ensemble à bien le servir. Parce que, s'il est satisfait, il va revenir ».

Utiliser la force du réseau de l'APCQ, c'est faire le tour du Québec et maximiser la réussite de tout événement !

Consultez le site congres.com pour plus de détails.

Renseignements

Ginette Bardou
Directrice générale
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