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Retour sur la conférence "Les tendances dans l'industrie des congrès et des événements d'affaires"

Retour sur la conférence

10 décembre 2021

Animée par Caroline Lepage, vice-présidente Agora/Opus 3, la Grande conférence en ligne de Tourisme D'Affaires Québec: Les tendances dans l'industrie des congrès et des événements d'affaires s'est tenue virtuellement le 2 décembre dernier. Retour sur les faits saillants.

Rappelons-nous que le numérique a révolutionné toutes les industries, dont l'événementiel, qui n'y échappe pas. Et il est là pour rester.

« Le numérique permet aux participants d'assister à des événements à moindre coût, et d'atteindre plus de personnes, expliquait Mme Lepage.»

Les principaux avantages du mode virtuel, en événementiel, sont : la facilité de collecter des données et de générer de nouvelles sources de revenus.

Toutefois, l'année qui vient de s'écouler nous a permis de constater que d'organiser un événement virtuel n'est pas vraiment moins dispendieux pour l'organisateur. Le participant évite des coûts de déplacement et d'hébergement, mais pour l'organisateur, c'est relativement semblable, voir plus coûteux.

L'année prochaine, à quoi s'attendre en événementiel?

La réponse est simple: cela dépend du type d'événement ...

« Les salons commerciaux ont été les premiers à reprendre aux États-Unis, parce que c'est difficile de générer de nouveaux leads dans ce type d'événement si on n'est pas en présentiel. Le salon est donc voué à revenir plus rapidement, cependant, les paramètres seront différents: moins de pieds carrés, moins de représentants sur place, etc. » a expliqué Caroline Lepage.

Les congrès et colloques annuels, où les gens en profitent pour réseauter, sont également voués à revenir au mode présentiel.

Les activités de formation sont toutefois des composantes qui risquent fort de demeurer en virtuel, parce que la pandémie nous aura démontré que les apprentissages peuvent facilement se réaliser à distance.

Bref, la composante sociale de l'événement demeure primordiale dans le choix de la formule. La question à se poser: la raison #1 de l'événement est-elle de se retrouver, de se rencontrer? Si oui, le retour au mode présentiel est inévitable. Si non, on peut penser que le virtuel restera.

L'hybride : pas la panacée

« Hybride » fut le terme de l'année en événementiel, et somme toute, une option fortintéressante, car elle permet de rejoindre plus de gens,mais elle ne peut pas répondre à tous les besoins.

« Avec le mode hybride, il faut plus que jamais créer des moments clés sur place, créer un sentiment de FOMO (Fear or Missing Out : peur de manquer quelque chose) où le participant se dit: «si je ne me déplace pas, je vais passer à côté de quelque chose », résume Caroline Lepage. Aussi, la totalité du contenu ne devrait jamais être accessible en mode virtuel, il faut motiver les gens à se déplacer, d'où le terme hybride, mettre les deux modes à profit. »

Il ne faut toutefois jamais oublier que le plus grand défi de l'hybride est la rentabilité. Des participants qui se seraient autrefois déplacés vont plutôt faire le choix d'assister à distance, et donc, les revenus n'augmentent pas nécessairement, mais les dépenses, oui. Il faut donc prendre en compte ce qu'il est possible de monétiser avant, après et pendant l'événement, et ce, peu importe le mode. « Rappelons-nous que le virtuel ne doit jamais être gratuit, ce que vous auriez chargé en présentiel, chargez-le en virtuel, conclut Mme Lepage.»   

Les grandes tendances

Finalement, les grandes tendances qui se dessinent dans l'avenir de l'événementiel semblent être les suivantes:

- L'événement fait partie d'un tout

On veut repenser l'événement dans son ensemble et créer une communauté de pratique. L'événement va désormais s'inscrire dans un plan de contenu 360 où l'utilisation des réseaux sociaux et des outils de communication est mise à profit. Il faut utiliser tous les canaux possibles pour faire rayonner l'événement et créer une communauté engagée.

- Formats et durées repensées

La pandémie aura permis de revoir le modèle du "traditionnel congrès d'une durée de 2 jours et demi". Si l'on ajoute à cela le fait que le mode hybride sera fort probablement utilisé, on peut s'attendre à des formules originales, à mi-chemin entre le présentiel et le virtuel, des durées plus longues ou découpées, mais dans tous les cas, repensées. Par exemple, prévoir du contenu préenregistré et dévoiler la suite sur place serait une formule à préconiser.

- Engagement, accessibilité, inclusivité et diversité

Les gens se sont habitués à être engagés et stimulés, donc il faudra redoubler de créativité pour y arriver. Le virtuel nous permet d'offrir une valeur ajoutée à l'événement: avoir accès à des experts à travers le monde, offrir de la traduction simultanée en plusieurs langues, penser à des jeux en direct, offrir le service de messagerie instantanée, etc. les options sont infinies et il faut les exploiter.

- Réseautage & Data

Très souvent, les gens participent à des événements pour créer des liens et pour réseauter. Donc, peu importe le type d'événement, intégrer une composante sociale demeure un atout majeur. Pourquoi, aussi, ne pas profiter du virtuel pour collecter des données afin de personnaliser l'expérience de chaque participant au maximum, que ce soit dans la forme ou dans le fond?

Finalement, il ne faut jamais perdre de vue que la technologie est un moyen et non une fin. Il faut cadrer l'événement qu'on désire organiser en premier et trouver la plateforme ensuite. Le choix de plateformes et de modèles est de plus en plus vaste, mais le contenu demeure toujours roi.

« On aurait beau avoir la plateforme à 100 000$ qui permet de créer son avatar personnalisé en 3D, si le contenu n'intéresse personne, ça ne donne rien, conclut Caroline Lepage.»

L'entièreté de cette conférence, d'une durée d'une heure trente, a été diffusée en direct devant près d'une centaine de participants, les représentants de destinations touristiques, des sites événementiels et des entreprises organisatrices. Demeurez à l'affût des prochains rendez-vous de Tourisme D'Affaires Québec pour ne rien manquer la prochaine fois.

À PROPOS DE TOURISME D'AFFAIRES QUÉBEC

Fondée en 1981, Tourisme d'Affaires Québec est l'association touristique qui oeuvre à la promotion, la valorisation et la croissance du secteur du tourisme d'affaires au Québec. L'association s'affaire à fédérer, représenter et mettre en valeur ses membres en adoptant un leadership sectoriel qui profite à l'ensemble des parties prenantes du tourisme d'affaires. Formé de 148 entreprises, l'effectif actuel de l'association se compose d'hôtels, de centres de congrès et de foires, de destinations touristiques, de municipalités et d'associations touristiques régionales [ATR]. Tourisme d'Affaires Québec regroupe 92 % des infrastructures du secteur des réunions d'entreprises et congrès au Québec.

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