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Trucs et astuces pour bien préparer son prochain séminaire

Trucs et astuces pour bien préparer son prochain séminaire

19 octobre 2019

Si de nouveaux projets fleurissent au sein de votre organisation, de nouveaux employés ont rejoint votre équipe ou si vous souhaitez simplement récompenser vos collaborateurs qui ont travaillé fort, il est temps de mettre en place un événement corporatif adapté à vos objectifs.

L'Organisateur rappelle les différents types d'activités corporatives et souligne les points essentiels de chacune d'elles, à ne pas négliger.

Afin de bien prévoir et planifier votre séminaire, voici les principales étapes à suivre :

Le séminaire a pour but de former et d'informer les participants sur un domaine ou un sujet précis. Il s'agit d'une réunion de travail où les participants réunis sont isolés de leur milieu professionnel. C'est aussi l'occasion de motiver l'équipe, les stimuler grâce à des ateliers créatifs par exemple, de resserrer les liens entre collègues ou intégrer les nouveaux. L'objectif est de favoriser les échanges et redynamiser l'équipe en vue d'atteindre effectivement les objectifs. S'il est organisé de façon efficace, le séminaire est un excellent outil à intégrer au plus vite dans votre stratégie RH!

1 – Connaître les objectifs à atteindre

C'est la première étape et l'une des plus importantes. Les objectifs du séminaire doivent être clairement définis avant de planifier l'événement. Quel sera le motif du séminaire? Est-ce qu'il s'agit d'une formation, du lancement d'un nouveau produit? Est-ce que l'objectif est de renforcer la cohésion d'équipe? Bien cibler vos impératifs est indispensable pour gagner du temps et élaborer un plan d'action efficace.

2 – Définir les participants

La cible choisie sera le fil conducteur de l'organisation de votre séminaire et représente l'ensemble des personnes directement concernées par le motif du séminaire. Cela comprend de réfléchir également au choix des intervenants. Il s'agit aussi de définir le nombre de participants pour ensuite prévoir le lieu ou les activités nécessitant une capacité d'accueil suffisante au bon déroulement de votre événement.

3 – Faire des prévisions budgétaires

Le budget est établi sur la base des deux premiers points et de diverses contraintes financières. Vous devez déterminer l'ensemble des moyens nécessaires pour atteindre les objectifs fixés. Il est important de toujours prévoir une marge d'erreur en cas d'imprévus notamment pour les ressources financières.

4 – Choisir la bonne date

Les différentes options de date doivent être minutieusement étudiées. Choisissez une date à laquelle la majorité des participants sera libre. Évitez les périodes pendant lesquelles il y a de grandes chances que votre cible soit en vacances, les périodes de ponts et les jours de célébration nationale.

5 – Trouver le lieu adéquat

Le lieu d'organisation d'un événement est choisi sur la base de plusieurs critères. Le premier est la capacité d'accueil. Le second critère à étudier est la localisation. Impulser le caractère de votre événement, en choisissant un lieu convivial, ludique ou insolite, mais attention, celui-ci doit être facilement accessible. Pensez également au pauses repas. Cela nécessite de la gestion supplémentaire (type de repas, allergies, budget). En parallèle, listez vos besoins techniques et logistiques en amont afin d'éviter de perdre du temps le jour J.

6 – Organiser les activités

Lorsque vous organisez un séminaire, pensez toujours à organiser chronologiquement les activités qui s'y dérouleront et à dresser un « scénario ». Vous devrez aussi prévoir les heures de pause et de restauration, en incluant pour l'ensemble des activités une marge d'erreur pour éviter d'être pris au dépourvu. Prévoyez du temps pour des activités annexes et offrez aux participants une ambiance conviviale, afin qu'ils gardent un bon souvenir du séminaire. L'activité se doit d'être accessible à tous et sans contrainte de forme physique : spectacle, animation photo, escape game, atelier culinaire, etc. N'oubliez pas de prévoir la communication en amont, avec toutes les informations dont les participants ont besoin.

En savoir plus

Texte tiré du Guide de l'Organisateur.com

 


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